Çalışan Deneyiminde İşe Alıştırma Onboarding Süreci

Onboarding işe yeni başlayacak olan bireyleri; yeni işlerine, departmanlarına, iş süreçlerine alıştırarak, kişileri işletme ile bütünleştirmeye yarayan bir süreç olarak bilinmektedir. Bu onboarding süreci, hızlı teknolojik değişimlerin sebebi olarak, özellikle de 2000’li yıllardan bugüne kadar gelişerek değişmektedir. Genç yaştaki çalışanların, işyerlerine karşı azalmakta olan bağlılık duygusu sebebi ile işe alımlarda onboarding süreci gittikçe daha da önem taşımaktadır. Onboarding, işe yeni başlayacak olan çalışanları, henüz işin başındayken; işletmenin genel amaçlarını bilerek üretkenliği yükseltmeleri için iş süreci ile ilgili bilgilendirme sürecidir. Yeni çalışanların hızlı bir biçimde şirketlerde ilk projelerine başlamalarını sağlayabilmek için çalışanları desteklemeyi amaçlar. Ayrıca, çalışan devir hızını azaltan ve çalışanlarını daha uzun süreler boyunca hem işlerine hem de işletmeye katkı sağlamaları için gerekli isteği ve arzuyu uyandırmayı hedeflemektedir. Yeni işe başlamış olan çalışanların şirketin misyonuna daha hızlı bir şekilde uyması, şirketin vizyonunu bilmesi, işletme içinde hoş bir şekilde karşılanmaları ve yeni işlerine hazır olmalarının sağlanması ile yakından ilgilidir. Onboarding süreci ve ön aşamları başarılı olması durumunda işletmenin verimliliğinde artış, maliyetlerde oldukça ciddi düşüş, kağıt işlerinde azalma ve girdi-çıktı eşitliğinin olduğu işletme açısından pozitif yönde sayılacak etkiler gözlemlenir. Yeni işe başlayanlar; Onboarding süreci boyunca önemli olan görevlerin nasıl yapılacağı, herhangi bir sorunla karşılaştıklarında kime ve nereye gidecekleri, yapacakları çalışmalar için nasıl onay alacakları gibi işteki mevcut olan rol ve sorumluluklarının neler olduğunu öğrenirler. Onboarding sürecinde işe yeni başlamış olan çalışanlar şirket ile ilgili fikirlerini, çalışırken hissettikleri konforu ya da rahatsızlıklarını değerlendirerek nihai bir sonuca ulaşmış olurlar. Bu durum da iş görenin işletmede kalmaya devam etmesi ya da işten ayrılması neticesinde belirleyici bir faktör olarak karşımıza çıkmaktadır. 

Onboarding Süreci Neden Önemlidir?

Onboarding süreci için yapılan araştırmalar, etkili bir yeni işe alım sürecinin, işletmenin başarısı ve uzun süreli olarak çalışanı elde tutma açısından üretkenlik bazında oldukça yüksek olumlu etkilerinin olduğunu göstermektedir. 

Yeni çalışan işe alımının yararlarını şu şekilde sayabiliriz; 

1. Çalışanı işletmede tutmak; Sadakati en üst düzeye çıkarmak bir çalışan yazılım şirketi olan Click Boarding’e göre, çalışanların yaklaşık olarak yüzde 69’unun iyi bir işe alım deneyimi yaşamaları sonucunda bir işletmede üç yıl kalma olasılığı daha da artmaktadır. 

2. Şirket kültürünü güçlendirmek; Etkili bir işe alım süreci, yeni grup üyelerinin işletmenin misyon ve vizyonunu, işletmenin değerlerini anlamalarını sağlayarak şirketin kültürünü oluşturmak için beklenen tutum ve davranışların pekiştirilmesini sağlamaktadır. 

3. Çalışanları aidiyet ve kapsayıcılığa yönlendirmek;  Deloitte’un 2020 Küresel İnsan Sermayesi Trendleri anketine katılmış olan kişilerin yüzde 93’ü, aidiyet duygusunun kurumsal performansa yön verdiğini kanıtlar niteliktedir. İyi bir işe alım süreci, kaygıyı önemli derecede düşürebilir ve yeni başlayacak olan çalışanın dahil olacağı gruba ait olma duygusunu arttırabilir. 

4. Üretkenliğin en üst seviyeye çıkarılmasını sağlamak; Glassdoor tarafından yapılmış olan araştırmalar sonucunda, güçlü bir işe alım sürecinin olması, mevcut işlerin  ana hatlarını çizerek üretkenliğin %70’in üstüne çıkmasını sağlayarak, hataları azaltmakta ve zamandan tasarruf sağlamaktadır.

5. İş riskinin en aza indirgenmesi; imzalanacak iş sözleşmeleri, doldurulacak bordro formları ve gözden geçirilecek şirket politikaları ve prosedürleri vardır. Bunların çoğu hem işletmeyi hem de çalışanı korumak için mevcuttur.

Etkili Bir Çalışan Alıştırma Süreci için Bazı Anahtar Başarı Faktörleri Nelerdir?

Şirketin net bir amacının olması gerekmektedir. Yeni işe alımların öneminin ne olduğuna, işe yeni alınmış olan bireylerin hangi tür deneyimlere sahip olmalarını istediğinize dair belli bir vizyona sahip olmanız gerekmektedir. İşe yeni başlayacak olan kişinin, işyerinde karşılaşabileceği durumların hepsini açıklamak gerekmektedir. Örneğin, kıyafet kurallarını söylemek, ilk çalışma gününü bildirmek ve hafta sonu çalışıp çalışmayacağını söylemek kadar her şey dahil olmak üzere sürprizleri en aza indirin. 

1. Hazırlıklı olmak önemlidir; İşe yeni başlayacak olan çalışanınız ilk gün işe başlamak isteyebilir, başlamaya hazır olduğuna karar verdiğinizde işe başlamasını sağlamalısınız.

2. Sabırlı olmak; Yeni çalışan işi ile ilgili hatalar yapabilir çalışanın işe yeni girdiğini zamanla işini daha iyi kavrayacağını düşünerek sabırlı davranmalısınız. 

3. Makul bir hız belirlenmelidir; Yeni çalışanı çok fazla bilgiye maruz bırakmaktan kaçınmalı ve başlangıçta en önemli bilgileri verip çalışanın bilgi düzeyini yavaş yavaş artmasını sağlamanız daha doğru bir davranış olacaktır. 

4. Yeni çalışan için kaynak sağlanmalıdır; Çalışanlar için işin kurallarını, politikaları ve iş ile ilgili bilgileri içeren bir el kitabı önererek, nereden temin edecekleri konusunda bilgi verip çalışanı kaynağa ulaştırmalısınız.

5. Yerleşik esnekliği sağlamak; Birçok şirket uzaktan çalışmaya ve farklı sanal işlere yönelmeye her daim zorlanmıştır. 

Değişen dünya şartlarına hızlı bir biçimde uyum sağlayabilmek için ve çalışanların işletmeye bağlılığını hissetmelerini sağlamak için, işe alım süreçlerine uzak işe alımlar konusunda da esneklik sağlanmalıdır. 

Onboarding Başlamadan Önce Yapılması Önerilenler

Yeni çalışana işini öğretmek; yeni çalışanı işine hazırlamak, işin doğru adımlarını anlatmak, işin performansını değerlendirmek ve çalışan kişinin çalışmasını izleyerek yanlışlarının doğrusunu öğretmek gerekmektedir. Yeni çalışanın işe adaptasyonunu kolaylaştırmak adına izlenecek adımlar vardır:

– Yeni çalışanı karşılamaya hazırlık yapmak: Çalışanın cinsiyeti, yaşı, deneyimleri, eğitim bilgilerini gözden geçirmek ve iş tanımlarını hazır bulundurmak önemlidir. 

– İş yerini düzenlemek: Araç-gereçleri hazır bulundurmak gerekmektedir. 

– Yeni çalışanı karşılamak: Yeni çalışanı hoşgörü ile karşılamak ve ona karşı olan ihtiyaçlarınızı ifade etmeniz doğru olacaktır. 

– Yeni çalışana karşı gerçek ilgiyi göstermek: çalışanınıza evini ve ulaşımını nasıl sağlayacağını sormak, avansa ihtiyacı var mı diye sormak önem arz etmektedir. 

– Şirket ile alakalı bilgileri yeterli ölçüde çalışana söylemek: şirketin ana hedeflerinin ve felsefesinin neler olduğunu yeni çalışana anlatmak, şirket politikaları açıklamak ve şirketin ürettiği mallar ve hizmetler hakkında bilgi verilmelidir. 

– Yeni çalışanın çalışacağı birimin işlevlerini anlatmak: birimde yapılacak olan görevlerini anlatmak, çalışanın pozisyonunu belirtmek, kimden emir alıp, kime emir vereceği açıklanmalıdır. 

– Çalışma kurallarını bildirmek:  işe giriş çıkış saatlerini bildirmek, ayrılış saatlerini bildirmek, dinlenme arasını ve yemek yeme zamanlarını söylemek ve iş güvenliği kurallarının neler olduğunun belirtilmesi ve izinlerini nasıl alacağı belirtilmelidir. 

– Yeni çalışanı ekip üyeleri ile tanıştırmak: işe yeni başlayacak olan çalışanın adını ekip üyelerine söylemek, birlikte çalışacağı kişilerin adlarını ve görevlerinin neler olduğunu yeni çalışana söyleyerek ön tanışmayı sağlayabilirsiniz. 

– Çalışanı izlemek; çalışanın gelişimini kontrol etmek, çalışanı soru sorması için teşvik etmek ve gelişip yanlışları azaldıkça gözetimi azaltmanız doğru olacaktır.

Yeni İşe Başlayan Çalışanın İlk Günü

Yeni işe başlayan çalışanın ilk gününde gerçekleştireceğiniz bazı adımlar sürecin daha profesyonel ilerlemesine destek olur. 

Yeni çalışanın, işletmede başka çalışma arkadaşı ile etkileşime girmesine destek olunmalıdır. Bir yönetici ile konuşmak yerine çalışanın kendini yakın hissettiği bir grup arkadaşına öğrenmek istediklerini sorması daha kolay olacaktır. Bu sayede çalışan kendini daha rahat hissedecektir. Bir tane iş arkadaşının olması, diğer çalışan grup üyeleri ile tanışmak ve yakınlık kurmak için iyi bir fırsat olacaktır. 

İşe yeni başlayan çalışana iş kültürü ilk günden iyi benimsetilmelidir. İlk günden yeni çalışanla ekip değerleri paylaşılarak, liderlerinde işlevsel olarak sohbetleri sırasında bu kültür ve değerleri yansıtması sağlanmalıdır. İyi bir işyeri kültürüne sahip bir işletmeyseniz, işe alım aşamasında bu işletmenin bu değerlerini yeni iş çalışanlarla paylaşmanız yerinde olacaktır. Bu paylaşım sayesinde yeni çalışanıin doğru bir kuruluş seçimi yaptığının farkına varmasını sağlayarak, işletmenizin tercih edilen bir kurum olduğunu da belirtmek önemlidir. İşletmelerin sadece %32’si temel değerlerinin neler olduğunu yeni çalışanlara izah etmektedir. İşletmedeki çalışan ekibinizi üstün kılan şeylerin neler olduğunu belirleyin ve işe yeni başlayacak olan çalışanlarınızın öne çıkabilmesi için çözüm yolları sunulmalıdır.  Bu sayede ilk üç ayda cironuzu arttırabilirsiniz. 

İşyerinizdeki düzenin ne şekilde işlediğinin özüne inerek, şirketinizdeki başarı oranını arttırmak için gereken tanımlayıcı unsurlar ve değer unsurlarını belirlemek çok işinize yarayacaktır. İşe yeni başlayacak olan çalışanlarınızın bu konuya odaklanıp bunun üzerinde yoğunlaşmasını sağlayın. İşletmenizde üstün bir başarıya ulaşanlar hangi pozisyonda olursa olsun zaman geçtikçe daha da değerli çalışanlar haline gelebilmektedirler.

İlk Günden Sonraki Süreç

İş sürecini planlamak; çalışanın üretken bir grup elemanı olabilmesi amacı ile gerekli olan adımları tanımlamak için ekip liderleriyle birlikte çalışmak gerekmektedir. Mesela, işe yeni başlayan çalışanları  ilk günlerde detaylı işlere boğmayın. Belirli aralıklar ve düzenli kontrollerle çalışanı kademeli olarak pozisyonuna sokulması gerekmektedir. Kilit ekip çalışanlarını bularak paydaşların güçlenmesini sağlamak gerekmektedir. Kalıcı ilişkiler kurarak, çalışanınızı elde tutmayı hedefleyin ve yeni çalışanınızı mümkün olduğunca çok kişiyle tanıştırın. İlk tanışmanın, ilk birkaç aydaki birçok tanışmadan önemli olduğunu düşünerek kilit kişileri ilk başta tanıştırın. Yeni işe alınanlara ilham verin, her çalışanın iş hayatı boyunca karşısında ona liderlik yapacak, ilham verecek ve kariyer tavsiyesinde bulunacağı birinin olması gerekmektedir. Üst düzeyin rolleri için kariyer planlarını ve gereken becerileri paylaşmak, şirketin çalışanların gelişimini istediği ve çalışanları desteklediğini göstermektedir. Rol içeriklerini iyi belirleyin, yeni işe başlayacak olan çalışanınızın işletmeye bağlanmasına yardım etmek için, çalışanın yapmış olduğu işin genel resimde nasıl göründüğünü açıklayın. Çalışanın günlük görevleriyle alakalı bilgi vererek işletmedeki rolünün, sektördeki genel hedeflere ne ölçüde katkı sağladığını açıklayın. İşletmenin temel yapısını anlatarak, iş görevlerinin işletmede tam olarak nereye denk olduğunu anlamasına yardımcı olun. Ayrıca bu, çalışanınızın, ilerleyen zamanlardaki kariyer okazyonları ile ilgili iç görü sahibi olmasını sağlamaktadır.